2018-07-28 Nachmittag (Omnifocus, Backlog, Complice)

By openmedi on 28. Juli 2018 — 7 mins read

(Beginnend mit diesem Post sind die Journaleinträge, die sowieso hauptsächlich stattfinden, zurück ins Hauptblog gewandert. Der RSS-Feed hat sich damit leicht geändert.)

Neben der eigentlichen Arbeit gibt es auch immer Metaarbeit. Ob man diese Arbeit explizit aus der Arbeit extrahiert, oder die Metarbeit lediglich mitmacht, ist dabei eine Frage persönlicher Präferenzen und Ressourcen. Allerdings lässt sich wohl sagen, dass es durchaus eine Produktivitätssteigerung mit sich bringt, wenn man das Erledigen der Aufgaben und das Strukturieren derselben voneinander getrennt behandelt.

Man gewinnt mehr Planungssicherheit (d. h. man erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das was man geplant hat auch tatsächlich stattfindet) und man gewinnt ein Gefühl von Kontrolle und damit von Planungsfreiheit (im Rahmen des Möglichkeitsraums), weil man sich aussuchen kann, wann und wie man seine Aufgaben erfüllt. Damit einhergehend ist auch die Freude an der funktionierenden Technik eines solchen Produktivitätssystems: Je häufiger es funktioniert, desto mehr Freude macht es, es zu benutzen: Ein sich selbstverstärkender Effekt. Umgedreht ist andauerndes Scheitern des Produktivitätssystems motivationsuntergrabend, auch das ein selbstverstärkender Effekt.

Die Quantität der Wiederholungserfolge, die das Produktivitätssystem produzieren kann (Erfolgsquote) – was man geplant hat, tritt tatsächlich ein – ist demnach einer der wichtigsten Indikatoren für den Erfolg des Systems. Das heißt es gibt zwei Quellen, die die Erfolgsquote des Systems verbessern kann:

  • Umwandlung von Erfolgen niedriger Qualität in Erfolge höherer Qualität: Man kann Erfolge statt binär (Erfolg/Misserfolg) auch auf einer feineren Skala bewerten (kleiner Erfolg, mittler Erfolg, großer Erfolg, voller Erfolg, beispielsweise…). Es ist teilweise eingetreten, was ich vorab imaginiert habe. Man kann nicht alles voraussehen, aber ein gut funktionierendes Produktivitätssystem erhöht die Wahrscheinlichkeit für Erfolge höherer Qualität.1
  • Erhöhung der Quantität von Erfolgsversuchen: Je mehr Aufgaben man im System plant, desto höher ist die Chance Erfolge zu erzielen (oder Misserfolge zu erzielen, was aber immer noch besser ist, als zu gar keinem Ergebnis zu kommen). Nutzung des Systems als “Single Source of Planning” (vgl. Single Source of Truth) – anstatt drei oder vier verschiedene Systeme zu verwenden2 – ist also von Vorteil.

Wichtigste Ressource für die Erfolgsquote eines Produktivitätssystems ist sicherlich Zeit. Zeit erlaubt es die Planungsarbeit richtig zu machen. Richtig heißt hier (abstrakt gedacht, siehe Fußnote 1): “Eine weitestgehende Exploration des Möglichkeitsraums ‘Zukunft’ im Hinblick auf die zu erledigende Aufgabe.” Je mehr wir eine Aufgabe im Rahmen seiner Erfüllungsmöglichkeiten durchdenken, desto wahrscheinlicher wird ein hochqualitativer Erfolg, weil wir mehr Wahrscheinlichkeiten antizipieren, mehr von der Struktur des Möglichkeitsraums in unsere Planung einarbeiten. Es kann (und wird) natürlich trotzdem ständig etwas dazwischen kommen, aber je mehr Zeit man in richtige Planungsarbeit stecken kann – und Planungsarbeit ist im wesentlichen Erforschung des Möglichkeitsraums – desto wahrscheinlicher wird ein Erfolg und damit die Empfindung von Freude am funktionierenden System.

Zeit ist eine begrenzte Ressource. Und noch viel mehr nutzbare Zeit, also solche Zeit, in der man genügend Energie und die richtige Aufmerksamkeit für Planung zur Verfügung hat. Dementsprechend ist optimale Planungsarbeit nie perfekte Planung. Eine hilfreiche weitere Unterscheidung ist die zwischen automatischer Redundanz und manueller Redundanz. Redundanz ist eine Art Reserve oder ein Überschuss, der manchmal hilfreich sein kann, aber nicht notwendig für das Funktionieren eines Systems ist. Redundanz beim Klettern hießt z. B.: Man hängt an der Wand nicht nur an einem einzelnen Haken, sondern an mehreren, so dass wenn der letzten gesetzte Haken bricht man nicht die ganze Wandhöhe abstürzt, sondern nur bis zum nächsten Haken fällt. In der Lehre löst man nicht nur einmal eine Aufgabe und auch nicht nur auf eine bestimmte Art und Weise, sondern hilft dem_der Lernenden durch das immer wieder neu und auf andere Weise kommunizierte Konzept, das es zu lernen gilt.

In Produktivitätssystemen lassen sich z. B. Hinweise oder Links von einem ToDo-Listen-Item in einer App im Kalender hinterlegen, die die Deadline bis wann die Aufgabe zu erledigen ist, repräsentiert. Man kann mehr Möglichkeiten zum Abhaken einer Aufgabe zur Verfügung stellen (Datenpunkte in Beeminder lassen sich auch über Complice einpflegen), usw. usf. Auch wenn Redundanz technisch gesehen nicht gebraucht wird, so kann sie bei der Erledigung von Aufgaben sehr hilfreich sein, weil sie beim Tun nicht zum Denken im Produktivitätssystem verleitet. Ein gutes Produktivitätssystem stellt daher möglichst viel Redundanz zur Verfügung, die als doppelter Boden in der eigentlichen Arbeit die Chance auf einen Erfolg erhöht. Man kann nun, wie gesagt, zwischen manueller und automatischer Redundanz unterscheiden:

  • Manuelle Redundanz ist Redundanz, die ich in zeitaufwändiger Weise selbst dem System eingebe: Ich setze Links per Hand, erstelle händisch Skripte und Checklisten, usw. usf.
  • Automatische Redundanz ist solche, die mir aufgrund meines Produktivitätssystems oder eine spezifischen Konfiguration desselben zur Verfügung steht (die erwähnte Beeminder-Integration von Complice, Omnifocus’ Kalender-Integration, etc.)

Dadurch, dass Produktivitätssysteme zunehmend im Netz stattfinden, stehen diesen vermehrt auch Programmierschnittstellen und Integrationen zur Verfügung. Außerdem lassen sich verschiedene Services (Complice<->Beeminder) dank automatisch-technischer Anbindung als ein System denken und nutzen. Auch hier ist automatische Integration und manuelle Integration unterscheidbar.

Nichtsdestotrotz sind diese Services und Apps keineswegs Perfekt auf die lokale Realität eingestellt (auch sie planen nicht für jeden Einzelfall) und so habe ich persönlich ständig Arbeit damit ein imaginiertes Produktivitätssystem als solches ohne zu viel manuelle Arbeit zu erzeugen und mit ausreichend Redundanz ausgestattet zu implementieren, d.h. mit genügend Realität zu beschweren. Was mich zu meinem eigentlichen Problem bringt…

Complice ist im Prinzip eine tolle App, die insbesondere das tagtägliche Machen und den Rückblick auf eine Weise implementiert hat, die deren Benutzung lohnenswert macht, weil diese Aufgaben in anderen System sehr viel Arbeit bedeuten. Hinzu kommt, dass Complice mit Beeminder ganz wunderbar integriert ist, was ein Monitoring des Funktionierens des Produktivitätssystems ermöglicht und mich außerdem bei der Stange hält nicht nur Metaarbeit zu tun.3

Ein großer Nachteil von Complice ist aber, dass es nicht sehr gut daran ist das persönliche Backlog zu organisieren. Mit dem Fokus auf die tägliche Arbeit und dem Arbeitsfortschritt, fehlt Complice die Tiefe und Flexibilität zur Erforschung des Möglichkeitsraumes und zur Referenzialisierung der eigenen Forschungsergebnisse (kurz: Man kann in Complice nicht sonderlich weit oder tief planen, es geht mehr ums Machen im Hier und Jetzt). Omnifocus hingegen bietet hierarchisch unbegrenzt verzweigbare und (mit Omnifocus 3) unbegrenzt verschlagwortbare Aufgabenplanungsmöglichkeiten. Es ist für die richtige Metarbeit das beste Tool, das vielleicht beste Toll. Das Problem ist, dass beide Tools keine direkte Möglichkeit des Zusammenbindens anbieten, die schon bereits bestehende automatische Integration existiert nicht.

Gut ist, dass Omnifocus eine programmierbare Benutzungsoberfläche anbietet und man auf diesem Wege wahrscheinlich selbst zu mehr automatischer Redundanz in meinem Produktivitätssystem beitragen kann, allerdings ist die Zeit für die Implementierung solcher Dinge durch andere Faktoren (man muss nicht nur automatisieren, sondern auch planen und man muss auch machen) auch stark begrenzt, weshalb ich mit diesem XKCD-Comic enden will:

Don't forget the time you spend finding the chart to look up what you save. And the time spent reading this reminder about the time spent. And the time trying to figure out if either of those actually make sense. Remember, every second counts toward your life total, including these right now.
CC By-NC XKCD

Die Herausforderung der Etablierung eines erfolgreichen Produktivitätssystems liegt in Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit zur richtigen Metaarbeit, die Forschungsarbeit ist und in der Automatisierung so vieler Aspekte wie möglich in der begrenzten Zeit in der sich eine solche Automatiserung der Metaarbeit lohnt.


  1. Was hier höhere Qualität meint, ist kontextabhängig oder “subjektiv”. Je nach dem wie die “lokale Realität” strukturiert ist, strukturiert sich auch Bedeutung von Qualität (und Erfolg und höher, etc.). Ob man z. B. die Erledigung einer Aufgabe zwei Wochen später als geplant noch als Erfolg akzeptiert, oder gar als qualitativ höheren Erfolg verbucht (weil man ja auch vier Wochen später hätte abliefern können), das liegt alles in der lokalen Realität, dessen Teil man ist. 
  2. Ich verwende Systeme in diesem Zusammenhang sehr offen. OmniFocus ist ein solches System, Trello ein anderes. Aber gleichzeitig ist Omnifocus und Googlecalender und Beeminder ein weiteres. Auch hier ist das für-etwas-Halten (hier: Was ist ein Produktivitätssystem?) kontextabhängig. Die Unterscheidung zwischen solchen Leuten, die Metarbeit explizit betrachten und solchen, die es intuitiv einfach innerhalb der Arbeit mitmachen, ließe sich auch als Beschreibung zweier Produktivitätssysteme verstehen und wird in der Praxis wohl bei jedem vorfindbar sein. 
  3. Natürlich bin ich Teil des Systems, aber ich habe nichts dagegen einen menschlichen Akteur als Protagonisten in der Beschreibung besonders herauszuheben, wenn es der Erhöhung der Beschreibungsqualität dient. 
Posted in: Journal

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